نظام الأرشفة الالكترونية من ألفا سوفت

فلتنطلق نحو عالم الأرشفة الرقمية ... مع نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت

ورحبوا معنا بنظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت ولنودع عالم الورقيات التقليدي المزدحم .

نحن خبراء إدارة الملفات والارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية

ما الفرق بين الأرشيف والأرشيف الالكتروني؟

الأرشيف هو من أهم الموارد المعلوماتية لدى أي شركة، لذا اتجه الكثير منها نحو الرقمنة في عالم الأعمال فما هي الأرشفة الإلكترونية وبماذا تتميز؟

الأرشيف الإلكتروني هو مستودع لحفظ البيانات والملفات عن طريق مسحها ضوئياً ومعالجتها وتخزينها للوصول إليه مستقبلاً بواسطة قاعدة بيانات الفهرس المربوطة به أي هو حلقة متصلة تبدأ مع نشأة الوثيقة حتى ينتهي المطاف به إما  للحفظ أو الاستعادة.

سنوضح ماذا يقدم لنا برنامج الأرشفة الالكترونية بشكل مبسط

تستطيع باستخدام برنامج الأرشفة الالكترونية من أي سوفت مسح جميع المستندات الورقية المهمة ضوئيًا وتحويلها إلى مستندات نصية قابلة للبحث والتحرير بسهولة.

يتيح لك تنظيم الوثائق والفواتير والمستندات المهمة، كما يتيح لك ميزة البحث عن نص كامل.

بغض النظر عن مصدر ملفاتك، سواء كان ماسحًا ضوئيًا أو صورة أو ملف PDF، يمكن لـ نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت التعامل معها جميعًا.

هل تحتاج إلى العثور على ملف بسرعة؟

قل وداعاً للبحث التقليدي واهلاً بالنتائج السريعة. تجعل إمكانات البحث المتقدمة لـ نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت الأمر في غاية السهولة وبواجهات سهلة الاستخدام، يمكن لأي شخص استخدام البرنامج، بغض النظر عن خبرته الفنية

مميزات نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت:

• حصل نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت على أحدث المميزات التي تناسب جميع القطاعات الحكومية والخاصة.
• يتمتع نظام الأرشفة الالكترونية بالسهولة في الاستخدام وديناميكية العمل والسرعة في الأداء بالإضافة للحفظ الآمن والمشفر لجميع المستندات.
• مفهومنا للأرشفة الإلكترونية مبني على التجارب المتنوعة والمختلفة مع جميع القطاعات الحكومية والخاصة في المملكة العربية السعودية والحلول الكاملة للأرشفة الإلكترونية،والتجارب خير دليل على فعالية اي نشاط لذلك اطلب زيارة من المختصين في الأرشفة الإلكترونية لتجربة البرنامج بنفسك مع إمكانية التواصل معنا في حال وجود أي استفسار أو سؤال.
• السرعة في الأداء كان التحدي الأول في ظل التعامل مع عدد كبير من الملفات والمستندات الإلكترونية والتعامل مع قواعد البيانات بمفهوم NoSQL الذي يتيح فهرسة الملفات بثبات وقوة دون التوقف عن العمل.
• قدمنا في نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت أحدث التقنيات الفنية والمميزات الحديثة والتي قدمتها شركة مايكروسوفت بأحدث ابتكاراتها البرمجية.
• نستطيع باستخدام برنامجنا مسح المستندات الورقية ضوئيًا للتعرف على الأحرف التي يتضمنها المستند وتحويلها إلى مستندات نصية قابلة للبحث والتحرير بالكامل.

برنامج الأرشفة الألكتروني خطوة مهمة في أتمتة عمل الشركات والمؤسسات

 

يقدم لك نظام الأرشفة من أي سوفت إمكانية إدارة مجموعات كبيرة من الملفات والمستندات من خلال:

1. تشفير البيانات، والحفاظ على أرشيفات البيانات الخاصة بك آمنة من سلسلة من أحداث فقدان البيانات.
2. تجميع بياناتك في مجموعة مشفرة من الأرقام والحروف التي لا يمكن الكشف عنها بدون مفتاح تشفير.
3. تمييز كل ملف يتم أرشفته بطابع زمني حتى يعرف دائمًا بدقة وقت أرشفته.
4. إمكانية إرفاق ملفات بطلبات استكشاف الأخطاء وإصلاحها، مما يسرع من عملية الحل.
5. إمكانية استرداد الملفات المفقودة.

تستطيع القيام بتعيين صلاحيات المستخدم:

• كلٍ حسب مهامه ومسؤولياته مما يضمن لك أن الموظف المناسب والذي يتمتع بالصلاحيات التي حددتها له وحده من يمكنه الوصول إلى السجلات والمعلومات والبيانات المحددة.

• تحديد صلاحيات الوصول إلى المستندات وهذا ما يحمي سرية المستندات المهمة واقتصارها على إدارة المؤسسة فقط وهذا هو أحد أهم حلول أنظمة الأرشفة الإلكترونية لدى شركة أي سوفت.

كما يؤمن نظام تخزين يتيح لك:

• تحديد أولويات المستندات الخاصة بك بناءً على الأهمية بحيث يتم تخزين البيانات الأكثر أهمية على أسرع خادم متاح، بينما يتم وضع معلوماتك الأقل أهمية في مواقع تخزين أبطأ وبأسعار معقولة.
• إزالة البيانات المكررة التي تؤثر سلبًا على كفاءة العمل، بحذف نسخ الملفات المكررة التي بدورها توفر سعة تخزين أكبر.
• أرشفة البيانات التلقائية، حيث يمكنك جدولة عمليات نقل البيانات لضمان كفاءة عملية الارشفة الالكترونية وحفظ الملفات.

خدمات نظام الأرشفة الالكترونية من أي سوفت:

برنامج الارشفة الالكترونية من أي سوفت يمكن استخدامه في مختلف المؤسسات، مثل:

العيادات الطبية

بنقرة زر واحدة يمكنك الوصول إلى مجلد المريض واستعراض جميع نتائج الاختبارات والفحوصات السابقة له.

المكاتب العقارية

إذ يمكنك في مكتبك أرشفة صور العقارات وسندات الملكية وكافة الوثائق الورقية،

مع إتاحة إنشاء ملاحظات تخص المستأجرين أو البائعين أو المشترين للعقارات.

فضلاً عن المسح الضوئي بهدف إدارة الوثائق كل ذلك وأكثر عبر نظام الارشفة الالكترونية.

مكاتب المحاماة

يمكن أرشفة جميع المستندات القانونية والملفات التي تخص كل موكل، مع منح صلاحيات خاصة لكل محامي حسب قضاياه.

المؤسسات العامة

كثيرة هي ورقيات ومستندات ومؤسسات العامة ولكن كل مستندات المؤسسة العامة ستكون في مكان واحد

وستصل إلى المستند الذي تريده من خلال ميزة البحث التي يوفرها برنامج الارشفة الالكترونية.

مراكز التدريب

حيث يتم تصنيف المستندات الخاصة بالمؤسسة التدريبية حسب المدرب أو حسب الكورس أو حسب التخصص مع دعم ثلاث لغات مختلفة.

أقسام الموارد البشرية

يمكن إنشاء أقسام خاصة بكل موظف تضم جميع ملفاته ومستنداته،

كالسيرة الذاتية وكشوفات الرواتب وغيرها والوصول لها سهل للغاية، كل ذلك وأكثر عبر خدمات برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق من أي سوفت.